In veel bedrijven, en voor veel mensen, is dit iets bijkomstig. Zij zien dit als een verloren kost. Maar niks is minder waar. Want goede documentatie kan veel misverstanden uit het leven halen. En in veel gevallen kan documentatie je vele honderden euro’s besparen. Aan zowel materiaal als aan werkuren.
Ik geef toe, ik overdrijf daar soms nogal in. Ik documenteer zowat alles. Grootste reden is dat ik al teveel in mijn leven achter iets heb moeten zoeken, waar ik al es achter gezocht heb! En dat haat ik, al die verloren tijd.
Maar een grote reden is ook dat ik ‘jobprotection’ haat. Ja, ik maak me graag misbaar, noem het een zwak puntje van mij. Ik heb een broertje dood aan mensen die zo graag alle info bij zich houden, omdat ze dan belangrijk zouden zijn. Ik wil dat anderen geen problemen zouden hebben met hetgeen ik deed. Dat zij makkelijk alle documentatie terugvinden. En daarom zal ik altijd zorgen dat all info beschikbaar is.
En documentatie kan ver gaan! Ik denk aan technische schema’s van elektriciteit, water, gas, netwerken. Aan korte to-the-point handleidingen van toestellen zoals servers, waterinstallaties. Maar ook de juiste documenten zoals aankoopbonnen, installateurs… die je kunnen helpen in geval van nood. Wat ook heel goed werk, zijn wat ik noem fiches. Korte teksten waar je van bepaalde zaken de historiek bijhoudt. En dit werkt voor alles, zelfs voor je huisdieren is dit iets handig!
Ook de plaats waar je dit bijhoudt is niet onbelangrijk! Je kan zo kiezen voor papieren versie, digiaal, cloud-based… Mijn voorkeur gaat uit naar een forum. Gewoon omdat je hier heel snel zaken kan opzoeken, aanpassen, eventueel interactief kan werken met anderen…
Contacteer me gerust indien je hier hulp bij wenst! Ik bekijk graag met jou wat je zo allemaal kan documenteren, en hoe je dit best aanpakt. Of heb je ergens een technische installatie waarvan je niet weet hoe ze opgebouwd is? Ik bijt me vast in je probleem!
Concrete voorbeelden
- Een voorbeeldje van een verplicht document in je woning is je elektriciteitsinstallatie. Dit bestaat uit een eendraadschema en situatieschets. Wettelijk gezien moet je dit bewaren ‘in’ je schakelkast. In geval van nood of werken moet dit direct voorhanden zijn. In 8 op de 10 gevallen is dit niet het geval. Gevolg, heel wat zoekwerk achter de documenten, zoekwerk hoe het installatie is opgebouwd… En oké, wie heeft dat nodig, zo’n rare technische tekening? Is toch maar die elektricien, wie zijn uren zo duur zijn?
O ja, als je je schema bijhoudt in je schakelkast, en dit kast vat vuur, heb je dan nog een kopijtje? - Een niet verplicht document is een netwerkschema. Waarop je alle belangrijke toestellen, je opbouw, je beveiliging terugvindt. Niet nodig zeg je? Ik geef je volledig gelijk. Als je die IT-technieker liever een 2-tal uren extra betaalt omdat hij moet uitzoeken hoe alles in elkaar zit.
- Een plattegrond van je woning heb je nodig voor de situatieschets van je elektriciteitsinstallatie. Maar waarom zou je daar stoppen? Als je nu een tekenprogramma gebruikt met lagen, dan kan je makkelijk verder documenten. Denk bv aan de afvoeren onder de grond, tuin… En gewoon door lagen aan of uit te schakelen heb je een andere zicht.
Enkele voorbeelden van verschillende lagen:- Bouwplan
- Situatieschets elektriciteit
- Situatieschets water
- Situatieschets gas
- Beplanting (struiken, bomen…)
- Situatieschets netwerkoutlets, access points…
