Wat antwoord jij mocht ik je vragen: “Wat is de belangrijkste data op je computer?
Ik durf te wedden dat 90% me antwoordt: “Mijn foto’s!”.

Is dat nu niet jammer? Want er zijn zoveel zaken die even, zoniet nog belangrijker zouden moeten of kunnen zijn.
Denk maar bv aan volgende zaken:

  • Facturen of aankoopbonnetjes
  • Documenten van de bank
  • Overeenkomsten en contracten
  • Loonfiches
  • Belastingaangiften
  • Identiteitskaarten, rijbewijzen

 Persoonlijk scan ik zowat elk papiertje in dat ik tegenkom. Zo hoef ik geen bergenpapier bij te houden, en kan ik altijd alles makkelijk terugvinden. Want hoeveel maal heb jij niet moeten zoeken achter een aankoopbonnetje voor de garantie die je niet vond? En vervolgens je garantie kon vergeten?Natuurlijk zijn er nog bijkomende voordelen aan verbonden.

Want hoeveel maal heb jij niet dat papiertje verloren? Een computer verlies je minder vlug. Hier is er natuurlijk ook de voorwaarde dat je op tijd en stond back ups neemt. Want als je computer crasht, dan zit de kans erin dat je alles kwijt bent. Of in geval van diefstal? Of brand?

Deze laatste situatie is een mooi voorbeeld wat je kan doen met in gescande documenten. Zo kan je bv de belangrijkste documenten op een usb stick of schijfje plaatsen, en deze dan elders stockeren. Zoals bij de buren, familie, op je werk.
Dan heb je in geval van brand direct toegang tot de belangrijkste zaken zoals contractnummers bij verzekeringen, kopijen van identiteitskaarten…

Dus natuurlijk heb je in de eerste plaats een goede scanner nodig. Een scanner met feeder is nog het best. Dan kan je in één keer zo’n 30 pagina’s scannen. En een scanner kost de dag van vandaag nu ook niet zoveel. Zo heb je bv reeds een all-in-one office printer voor 100 euro. En dan heb je één scanner en printer ineen.

Het moeilijkste vind ik zelf altijd om de zaken een correcte plaats op je computer te geven. Want hoe deel je nu al deze documenten in? Persoonlijk ging ik voor één folder per jaartal. En hieronder dan enkele subfolders zoals loonfiche, verzekeringen, nutsbedrijven… Ik denk dat op lange termijn dit de beste indeling is.

Of je kan natuurlijk ook aan ons vragen om dit voor jou te doen. Wij leveren je dan nadien een externe harde schijf met al je documenten dewelke in gescand werden door ons.