Bestandsbeheer

Toen ik in met IT begon, in het oertijdperk DOS4, was onze eerste cursus bestandsbeheer. 3 maand elke zaterdagvoormiddag lang niks anders dan bestandjes begrijpen. Deze bestanden te creëren, verwijderen, verschuiven van links naar rechts, snelkoppelingen maken… En dit allemaal tekstgewijs, juist een zwart scherm met groene tekst. Windows was toen nog fantasie.
En een muis was een aanhangsel aan een computer waar niemand toen het nut van inzag.

Mensen die vandaag met IT starten, zien enkel icoontjes op een scherm voorbij schuiven, zonder zelfs te beseffen dat dit eigenlijk bestanden zijn. Geen nood om te beseffen dat dit bestanden zijn, en te weten waar deze zich bevinden? Juist?
En met een komst van de tablets en touchscreens, is de muis terug iets waar de meeste mensen het nut niet van inzien. Dus op dat vlak zijn we terug bij het begin.

Als ik al mijn jaren in de IT bekijk, zie ik bijna elke dag mensen zoeken naar bepaalde bestanden. Ik durf eigenlijk niet uit te rekenen hoeveel tijd ik in mijn leven reeds wachtte tot het juiste bestand naar boven kwam drijven.
Inzicht hebben in je bestandsstructuur helpt je te beseffen waar je bestanden zich bevinden. En zo kan je jezelf veel kopzorgen en fouten besparen. Je kan veel sneller werken, het is pakken eenvoudiger om je bestanden met je mee te nemen, of om ze te backuppen…

Laat me beginnen met te zeggen dat er geen magische oplossing is om je bestanden te organiseren. Er bestaat (nog) geen programma die weet hoe jouw bestanden moeten ingedeeld worden. Dat is jouw werk!

 

Enkele cijfers

  • 85% van de bestanden die we opslaan worden nooit meer geraadpleegd.
     
  • 50% van de documenten op een 'gemeenschappelijke plaats' zijn dubbels.
     
  • 60% van de documenten zijn verouderd en achterhaald.
     
  • 50% van de werknemers geeft toe dat ze documenten niet terug vinden op de bedrijfservers.

Dus? Een goed bestandsbeheer is goud waard!

 

Een andere kijk

Vergelijk een computer met een ladenkast.

  • De kast op zich kan je de computer noemen.
     
  • Elke lade is een media (denk maar een harde schijf, een cd, een usb-stick, geheugenkaartje…)
     
  • In elke laden kan je verschillende mappen plaatsen (hangmappen).
     
  • In elke map kan je desgewenst submapjes stoppen (L-mapjes, U-mapjes…)
     
  • En in elk mapje kan je vervolgens bestand steken (papier, foto’s, tekeningen, cd’s…)

 

Bestandsnaam & extensies

Een bestand bestaat uit 2 delen: namelijk de bestandsnaam en de extensie.

Enkele voorbeelden zijn huishoudboekje.doc, cursusmateriaal.pdf, kattenbelletjes.xls, identiteitskaart.jpg
 

Extensies

De extensie is meestal een woordje van 3 of 4 tekens zoals doc, xls, ppt, pps. Vandaag bestaan er zo’n 1000-tal verschillende extensies. Dit wordt eigenlijk meer gebruikt door de computer. Aan de hand van de extensie zal de computer namelijk weten welk programma hij moet gebruiken om het bestand te openen. Dus als je de extensie verwijderd, dan zal de computer niet meer in staat zijn om zelf te bepalen welke programma hij hiervoor moet gebruiken. En sommige programma's zullen ook weigeren om dit bestand te openen. Aan de hand van de extensie wordt ook bepaalde welk soort icoontje er op het scherm geafficheerd wordt.

Enkele veel voorkomende extensies:

  • Documenten: doc, docx, txt
  • Rekenbladen: xls, xlsx
  • Presentaties: pps, ppt, ppsx, pptx
  • Muziek: mp3, wav
  • Video: avi, mp4
  • Afbeeldingen: jpg, gif, png
  • Programma’s: exe, msi
     

Bestandsnaam

De bestandsnaam wordt door jou bepaald, en is er voor je eigen herkenning. In de oertijd was er een vaste regel voor bestanden. Dit mocht namelijk nooit groter zijn dan 8 karakters. Vandaag mag dit zelfs volledige zinnen zijn. Doch voor je eigen gemak hou je dit best zo kort mogelijk. Dan zal je de bestanden vlugger herkennen in een lijst. Enkel en alleen de benodigde tijd om de bestandsnamen te lezen kan al helpen.

Enkel voorbeelden zijn

  • Mijn dagboek
  • Onderhoud wagen
  • Eindwerk avondschool
  • Muziek 2013


Probeer ook op te letten met spaties in bestandsnamen. Want niet alle besturingssystemens/software kunnen goed overweg met spaties. Het internet zal de spaties bv vervangen door %20, of in sommige gevallen zal jij dit zelf moeten doen. Dus indien je spaties wenst te gebruiken, maak er een goeie gewoonte van om dit zelf te vervangen door een underscore. Of een truukje uit de programmeertaal is hoofdletters gebruiken bij elk nieuw woord.

Bovenstaande voorbeelden worden dan:

  • Mijn_dagboek of MijnDagboek
  • Onderhoud_wagen of OnderhoudWagen
  • Eindwerk_avondschool of EindwerkAvondschool
  • Muziek_2013 of Muziek2013


Indien je meerdere versie hebt van een bestand, dan is het altijd goed om hier een versienummer bij te plaatsen. Je kan hiervoor best kiezen voor ofwel een cijfer achter de bestandsnaam te plaatsen, of een datum en optioneel tijdstip. Probeer telkens bij cijfers meerdere karakters te gebruiken (bv 003 ipv 3) en bij gebruik van data draai deze om (25/11/2013 11:20:03 wordt dan 20131125112003). Dit zal je helpen als je bestanden alfabetisch rangschikt.

Bovenstaande voorbeelden kunnen dan worden:

  • Mijn_dagboek_2013
  • Mijn_dagboek_2014
     
  • 20131125112003_Eindwerk_avondschool
  • 20131125162550_Eindwerk_avondschool
  • 20131128101003_Eindwerk_avondschool
     
  • Onderhoud_wagen_001
  • Onderhoud_wagen_002

 

Folders

Folders kan je het best bekijken als een manier om je bestanden te bundelen. Dit is al het ware de map en/of submap waarin je je bestanden plaatst. Op zich bestaan er hier heel weinig regels over. Doch dit is wel de wijze waarmee je je bestanden structuur heeft. Dus hierover denk je best even goed na. Want met dit staat of valt je hele bestandsstructuur.

Persoonlijk probeer ik de diepte van mappen te beperken tot 3 à 4 mappen. Dit is best nog werkbaar, meer dieptes wordt moeilijker als je echt iets zoekt.

Enkele standaard locaties:

  • XP      "C:\Documents and settings\gebruikersnaam\Documenten van gebruikersnaam\Mijn muziek"
  • Win7      "C:\Users\gebruikersnaam\Music"
  • Linux    /home/gebruikersnaam
  • OSx    /users/gebruikersnaam/

 

Snelkoppelingen

Met een snelkoppeling leg je een link naar elders.
Dit is handig omdat je dan het eigenlijke bestand op de juiste plaats houdt (denk aan bv backup toepassingen), terwijl je toch van elders (bv je bureaublad) dit bestand direct kan openen. Op zich zou er op je bureaublad er zich geen enkel bestand mogen bevinden. Dit zouden allemaal snelkoppelingen moeten zijn naar bestanden in je bestandsstructuur.

Ook kan je met snelkoppelingen dubbels maken. Zo kan je bv een tekening bezitten in de folder ‘Mijn Afbeeldingen’, en deze tekening toch laten verschijnen in je folder ‘Mijn Projectje X’.

 

Bestanden bewegen

Bestanden verplaatsen kan je doen op verschillende wijzen.

  1. Zo kan je een bestand kopiëren en plakken. Met deze functie maak je een echte kopij van het bestand.
  2. Maar je kan dit bestand ook knippen en plakken. Dan kopieer je het bestand niet, maar verplaats je het.

Een bestand kan je lokaal kopiëren (dus tussen folder onderling), of remote. Remote kopiëren betekent eigenlijk een kopij maken naar een folder die zich op een ander media bevindt. Dit kan al simpelweg op een usb-stick of externa harde schijf zijn. Maar dit kan ook op een andere computer zijn. Bij dit laatst kan men gebruik maken van verschillende technologieën. Veel gebruikte protocollen (taal) zijn samba (bv windows), ftp (bv internet), nfs (bv linux). Om deze protocollen te gebruiken, moeten natuurlijk beide zijden dit ondersteunen.

 

Nog enkele bedenkingen

Keep it simpel!

Het idee achter bestandsbeheer is dat het transparant moet zijn voor jou (en iedereen) om gelijk welk bestand terug te vinden.

Dus hou telkens in het achterhoofd: “Hou het simpel!

 

Verschillende versies

Het is altijd een goed idee om je bestanden een versie te geven. Dan moet je geen schrik hebben om fouten te maken als je wijzigingen doet. Je kan dan altijd een of meerdere versie teruggaan. Noem het een soort lokale back-up.

 

Discipline

Een goed georganiseerd bestandsbeheer bewijst zichzelf, mits het gerespecteerd wordt. Maak dus geen spaghetti van je bestanden en folders door eventjes lui te zijn, en dit allemaal op je bureaublad te gooien. Georganiseerde chaos kan misschien vandaag voor je werken, maar zal dit ook nog zo zijn binnen een maand? Of binnen een jaar? Of binnen…

 

Opslaan

Iedereen denkt dat het hem nooit zal overkomen. Dat zijn computer wel mooi blijft draaien, en dat hij zeker geen gegevens zal kwijt spelen. In de ideale wereld is dit ook zo. Jammer dat wij daar niet in leven. Want een computer krijgt soms es kuren, soms valt de stroom wel even uit, soms vergis je je zelf en sluit je het verkeerde programma. Dus de boodschap is op tijd op te slaan. Probeer er een gewoonte van te maken om dit minstens 1x per kwartier te doen.

 

Backups

Als je het woord back-up uitspreekt, dan lachen de mensen dit meestal weg. Geen probleem voor mij, maar zal je het ook weglachen als je al je gegevens kwijt bent? Want wij maken het maandelijks mee, een harde schijf die crasht, een computer die gestolen wordt, iemand die eventjes niet oplette en de verkeerde folder wiste…

Een back-up is in feite niet meer dan een kopij van je bestanden. En een back-up valt of staat met een goede bestandsstructuur. Als je controle hebt over je bestanden, dan heb je controle over je back ups. Nu nog de discipline om het daadwerkelijk te doen.

 

Conclusie?

Organisatie in je bestanden is jezelf werk en kopzorgen besparen.

 

 

Een computer is er om je te helpen. En dit begint met een goed bestandsbeheer!

 
 
 
 

Afdrukken E-mail